Порівняння можливостей Word і Excel для роботи з таблицями

Програма Microsoft Excel або просто Excel – це табличний редактор, редактор таблиць, який входить до складу офісного пакету Microsoft Office. Крім того, в цей пакет входить також текстовий редактор Microsoft Word, або просто Word. В обох програмах – Excel і Word – є інструменти для роботи з таблицями. Давайте розберемося, що у цих інструментів загального і в чому між ними принципова різниця.

3.
4.
5.

6.
7.

8.
9.
10.

11.
12.

Таблиці є в Word і в Excel

За допомогою програми Excel легко і зручно створювати таблиці самої різного ступеня складності – від найпростіших таблиць до найскладніших баз даних з величезною кількістю пов’язаних між собою даних: цифр, виразів, формул, слів, описів і т.п.

Excel по-російськи звучить як «Ексель», хтось ставить наголос на перший склад, хтось на другий – за великим рахунком немає особливої ​​різниці і немає «правильного» вимови цього слова.

В інших операційних системах (НЕ Windows) теж є або аналоги Excel. За великим рахунком так ніхто і не зміг зробити табличний редактор краще, ніж зробила компанія Microsoft. Хоча з огляду на дуже великих можливостей, закладених в програму Excel, користувачам комп’ютерів, особливо початківцям користувачам, часом важко навіть почати роботу з Ексель, не кажучи вже про поглиблене вивчення і застосування Excel на практиці.

Однак з таблицями може працювати і широко поширений текстовий редактор Microsoft Word. Так чим же відрізняються ворд і Ексель при роботі з таблицями? Навіщо нам надані можливості працювати з таблицями відразу в двох різних редакторах? Навіщо потрібен окремо табличний редактор Excel, якщо за допомогою Word теж можна створювати і редагувати таблиці?

Так давайте спробуємо розібратися, що ж це таке – Word і Excel при роботі з таблицями.

Навіщо потрібні таблиці

Таблиці. Навіщо вони взагалі потрібні? Можна по-різному висловлювати свої думки, давати різні опису тих чи інших подій, явищ. В першу чергу намагаються це зробити словами, текстом. Це зрозуміло. Для введення текстів, для редагування текстів можна успішно користуватися програмою від Microsoft – це текстовий редактор MS Word. (Нагадаю, MS – це скорочення MicroSoft).

Але в тих випадках, коли потрібно показати будь-який зв’язок між різними подіями, явищами, даними, зручним способом вираження думок стає таблиця.

Таблиця – це набір рядків і стовпців. Маючи в своєму розпорядженні дані в окремих клітках таблиці, ми з одного боку як би поділяємо дані «по своїх місцях», з іншого боку ми як би показуємо якийсь зв’язок між цими даними.

Наприклад, якщо спробувати створити список учнів класу: прізвище учня, ім’я, по батькові, номер його мобільного телефону, дата народження і т.п., то зробити це простим текстом не зовсім зручно. Незручно буде користуватися в подальшому подібним списком:

  1. Іванов Іван Сергійович 24.03.2005 +7 111 1234569
  2. Петрова Юлія Степанівна 16.06.2005 +7 111 1234574
  3. і т.д.

Спробуйте виділити з такого списку, скажімо, тільки дати народження або номера телефонів, або прізвища? Так, подивитися на цей список можна, майже всі відразу зрозуміло без пояснень. Але, повторюся, користуватися окремими даними з такого списку буде складно.

Ось тут на допомогу може прийти таблиця.

Як створити таблицю в Word

Перш ніж запускати спеціально створений для роботи з таблицями редактор Excel з його непростими, скажімо прямо, таблицями, згадаємо про те, що і в текстовому редакторі Microsoft Word теж є таблиці. Тому для початку потрібно спробувати в Word.

Для представленого вище списку з 2-х учнів потрібно створити в редакторі MS Word таблицю з 3-х рядків (учнів у нас в списку поки двоє, а найпершу рядок таблиці ми використовуємо для заголовків стовпців), і з 5-и стовпців для введення в них наступних даних:

  • прізвище учня
  • ім’я учня
  • батькові учня
  • дата народження учня
  • телефон учня.

Приступаємо. Відкриємо текстовий редактор Ворд. Введемо в першому рядку заголовок нашої таблиці, наприклад, «Список учнів 8В класу».

  • Потім поставимо курсор на другий рядок,
  • відкриємо вкладку «Вставка» (1 на рис. 1),
  • кликнемо по іконці «Таблиця» (2 на рис. 1) і
  • виберемо рядок меню «Вставити таблицю» (3 на рис. 1).

Мал. 1 (клікніть по малюнку для збільшення). Створення нової таблиці в редакторі Word.

У відкритому службовому вікні «Вставка таблиці»

  • вказуємо «Число стовпців» 5 (1 на рис. 2) і
  • «Число рядків» 3 (2 на рис. 2),
  • далі тиснемо на кнопку «ОК» (3 на рис. 2).

Мал. 2. Опис вставляється таблиці (вказівка ​​числа стовпців і рядків) в редакторі Ворд.

Таблиця успішно вставляється і має вигляд, як показано на рис. 3.

Мал. 3 (клікніть по малюнку для збільшення). Вставлена ​​поки ще порожня таблиця з 3-х рядків і 5-й стовпців в редакторі Microsoft Word.

Після чого заповнюємо таблицю: заносимо дані в усі клітинки таблиці. У перший рядок вводимо заголовки таблиці, розміщуємо їх по центру, і виділяємо напівжирним шрифтом.

В останні 2 рядки таблиці заносимо дані учня на прізвище Іванов і учениці на прізвище Петрова (рис. 4).

Мал. 4 (клікніть по малюнку для збільшення). Заповнена таблиця, зроблена в редакторі Ворд.

Тепер дані розміщені в таблиці. Це не тільки гарніше, ніж просто список, але ще і зручно. У першій колонці таблиці тепер стоять тільки прізвища учнів, у другій – імена, в третій – по батькові і так далі.

Як виділити і перенести частину таблиці в Ворді

Дані в таблиці у нас тепер, як кажуть, структуровані. А значить, їх легко знайти, виділити, кудись перенести окремо.

Скажімо, нам потрібні тільки прізвища учнів. Виділяємо дані з першого стовпчика таблиці. Для цього поміщаємо курсор мишки в клітку, яка буде другий по вертикалі в першій колонці таблиці – на прізвище «Іванов». Натискаємо на ліву кнопку мишки і, не відпускаючи її, переміщаємо курсор мишки в третій рядок таблиці. Тобто як би «проводимо» мишкою по клітинам таблиці, де занесені прізвища учнів. Результат такого виділення показаний на рис. 5.

Мал. 5 (клікніть по малюнку для збільшення). Виділення однієї колонки таблиці в редакторі MS Word.

Потім копіюємо ці дані в буфер обміну (клік мишкою на кнопку «Копіювати» – 1 на рис. 6).

Мал. 6 (клікніть по малюнку для збільшення). Копіювання виділеної частини таблиці в буфер обміну в редакторі Microsoft Word.

Після копіювання частини таблиці в буфер обміну давайте встановимо курсор під таблицею не так на наступному рядку, а через один рядок (виділено синім кольором – 1 на рис. 7), і кликнемо по кнопці «Вставити» (2 на рис. 7).

Мал. 7 (клікніть по малюнку для збільшення). Підготовка до вставки частини таблиці в інше місце тексту в редакторі Word.

Частина таблиці, а саме – прізвища учнів – вставиться нижче під основною таблицею (рис. 8).

Мал. 8 (клікніть по малюнку для збільшення). Частина таблиці (прізвища учнів) відтворена в іншому місці тексту в редакторі Ворд.

Як витягнути текст з таблиці в Ворді

Тепер з тією частиною таблиці, куди винесені тільки прізвища учнів, можна окремо що-небудь робити, не зачіпаючи основну таблицю. Наприклад, давайте «витягнемо» ці 2 прізвища з таблиці, зробимо прізвища не у вигляді таблиці, а у вигляді звичайного тексту. Дана процедура називається «перетворення таблиці в текст».

Навіщо потрібно перетворювати табличні дані в текст? Скажімо, щоб ці прізвища кудись вставити, в інший текст. Поки дані стоять в клітинах таблиці, вони знаходяться як би на своїх місцях, тобто, дані «прив’язані» до місця. А щоб дані «відв’язати», перетворимо таблицю в текст. Після цього дані вже не будуть жорстко стояти на своїх позиціях в таблиці, їх можна буде перетягувати, робити з даними таблиці все, що можна робити зі звичайними текстами.

Щоб витягнути текст з таблиці в Ворді:

  • потрібно спочатку виділити таблицю. Для цього проведемо зліва від неї курсором мишки при натиснутій лівій кнопці – таблиця «посиніє», це показано цифрою 1 на рис. 9.
  • А потім на вкладці «Макет» (2 на рис. 9) потрібно клікнути по пункту меню «Перетворити в текст» (3 на рис. 9).

Мал. 9 (клікніть по малюнку для збільшення). Підготовка до перетворення таблиці з прізвищами учнів в текст в редакторі Word.

У службовому вікні «Перетворення тексту», яке з’явиться після вибору пункту меню «Перетворити в текст», потрібно буде підтвердити параметри, запропоновані за замовчуванням. Тобто, потрібно буде клікнути на кнопку «ОК» у вікні «Перетворити текст», більше нічого в цьому вікні не змінюючи (рис. 10)

Мал. 10. Підтвердження параметрів перетворення таблиці в текст в редакторі Microsoft Word.

Результатом такої послідовності дій стане таблиця, перетворена в текст. Тобто замість таблиці з двома прізвищами 2-х учнів вийшов текст на 2-х рядках: в першому рядку буде стояти прізвище першого учня, у другому рядку – прізвище другого учня (рис. 11).

Мал. 11 (клікніть по малюнку для збільшення). Табличні дані перетворені в звичайний текст, придатний для подальшого редагування в Ворді.

Показаний приклад демонструє, як можна використовувати дані з таблиць в редакторі Word. Зрозуміло, що це далеко не повний перелік всіх можливостей. І таких можливостей величезне число, все не переказати.

Обмеження в застосуванні таблиць в Ворді

В текстовому редакторі Word є величезні можливості по створенню і редагуванню таблиць. Неможливо в рамках даної статті навіть на 5% показати всі наявні можливості. Але все-таки у таблиць в текстовому редакторі є істотні обмеження.

Наприклад, нам потрібна таблиця з великим числом колонок. Припустимо, для списку наших учнів нам потрібні не тільки їх прізвище, ім’я, по батькові, дата народження і телефон, але і дані батьків (ПІБ, телефон), адреса місця проживання, відомості про успішність учня з різних предметів і т.п. Це більше 15-и колонок виходить!

І як це буде виглядати в табличному вигляді текстового редактора Ворд? Дивимося на рис. 12, там наведені 2 види порожніх не заповнених таблиць: з 15-ю і з 30-ю колонками. Невже в такі маленькі по ширині колонки можна щось записати, а потім ще й прочитати ?!

Мал. 12 (клікніть по малюнку для збільшення). Вид порожніх таблиць з 15-ю і 30-ю колонками в текстовому редакторі Microsoft Word.

А якщо рядків в таблиці буде, скажімо, п’ятсот чи тисяча? Навіть не хочеться такий малюнок робити, занадто великим він буде, не поміститься до статті.

І справа не тільки в розмірах. Справа ще й у тому, як обробити такий великий масив інформації? Та ніяк – ось відповідь. Вручну це зробити не представляється можливим. А зробити це автоматично – немає для цього спеціальних засобів в Ворді, або ці кошти досить обмежені за своїми можливостями.

У редакторі Word таблиці застосовуються не для обробки даних, хоч вище і показані деякі прийоми по «витягування» і обробці окремих клітинок таблиць. В текстовому редакторі таблиці застосовуються «для краси», для зручного і приємного відтворення і сприйняття розміщеної інформації, для наочності.

А як тільки постає завдання обробки даних з таблиць, пошуку інформації в таблицях, перетворення інформації, занесеної в табличну форму – тут вже без табличного редактора Excel важко буде обійтися.

Перший погляд на електронні таблиці Excel

Саме табличний редактор Excel був створений не тільки для запису інформації в табличному вигляді, але і для обробки цієї інформації максимально зручними способами. Тому таблиці Excel називають також розумними, або електронними. Давайте розглянемо деякі приклади.

Для початку відкриємо редактор Excel. Перед нами буде порожня таблиця, яку називають в екселя «лист». Тобто ми бачимо порожній лист, який вже спочатку виглядає як таблиця з колонками і рядками (рис. 13).

Мал. 13. Порожній лист таблиці Excel.

На порожньому аркуші кожен рядок таблиці має свій номер – це цифри від 1 до 7 (1 на рис. 13). Також видно, що колонки таблиці мають імена (не цифри) – це латинські літери від A до G (на малюнку трохи «проглядає» колонка з ім’ям H) (2 на рис. 13). Відповідно, кожна клітина такої таблиці має своє унікальне ім’я. Наприклад, клітина, де зараз стоїть курсор (він виглядає як прямокутник, величиною з клітку) іменується B2.

Допитливий читач скаже, мовляв, ач дивина, таблиця розміром 7 на 7, а говорили про величезні за розміром таблиці. Погоджуся, але не зовсім. Ми зараз бачимо тільки частину порожнього листа Excel. Досить посувати вправо-вліво горизонтальний движок (3 на рис. 13) або вгору-вниз вертикальний движок (4 на рис. 13), як перед нами з’являться інші клітини (рядки, стовпці) таблиці. Фактично, ми маємо справу з нескінченною таблицею! Спробуйте «долістать» до її кордону! Вийшло ?!

Введення тексту в Excel

Давайте заповнимо порожній лист, тобто, занесемо в нього дані. Які? Так тих же 2-х учнів для початку, саме тих, кого ми вже заносили в таблицю в текстовому редакторі Word.
Дані вводяться наступним чином. Курсор (прямокутник, розміром з клітину таблиці) встановлюємо на потрібну клітину таблиці за допомогою кліка лівої кнопкою мишки. Потім за допомогою клавіатури вводимо дані, призначені для виділеної (окресленої) клітинки таблиці.

Курсор на рис. 13 у нас стоїть на клітинці B2. Ось саме в цю клітку введемо прізвище «Іванов», прізвище першого учня. Вийде наступна картинка (рис. 14).

Мал. 14. Введення даних в клітку B2 таблиці Excel.

Потім натиснемо на клавішу «Enter», завершуючи цим натисканням введення даних. Курсор автоматично переміститься на клітку, розташовану нижче – на клітку B3 таблиці Excel. У цю клітинку ми вводимо прізвище другого учня «Петрова». І знову натискаємо на «Enter», завершуючи тим самим введення даних в клітину таблиці (рис. 15).

Мал. 15. Підсумки введення даних в клітини таблиці B2 і B3 в електронних таблицях Excel.

І тепер аналогічно заповнюємо клітини таблиці C2, C3, D2, D3, E2, E3, F2, F3.

Як ввести свій номер телефону зі знаком «+» в Excel

Деякі труднощі випробуємо при введенні номерів телефонів. Якщо на початку клітини ввести знак «+», то Ексель сприймає його як символ складання, тому підсумки введення будуть спотворені. Щоб цього не сталося, нам треба вказати редактору Excel, що ми не збираємося нічого складати. Нам потрібно просто ввести дані, «як вони є».

Для вказівки, що будь-які дані потрібно вводити без спотворень, просто як текст, тоді перед плюсом (або перед будь-яким іншим першим символом) потрібно ввести знак апострофа « ‘». Цей знак знаходиться там же, де клавіша з російською літерою «е», але тільки для введення апострофа потрібно клавіатуру переключити на англійську мову, на англійську розкладку.

У підсумку, якщо постаратися, вийде наступна таблиця з введеними в неї даними на 2-х учнів (рис. 16):

Мал. 16. Таблиця Excel з введеними в неї даними на 2-х учнів.

На цьому «тяжкий», ручна праця щодо заповнення таблиці, в общем-то, завершено. Це, повторюся, найважча і довга частина – ввести вихідні дані. До речі, дані можна вводити не вручну, а з того ж текстового редактора Word шляхом копіювання таблиці Word в буфер обміну і заповнення таблиці в табличному редакторі Excel. Але поки зупинимося на тому, що у нас вийшло – на ручному введенні даних.

Для допитливих читачів також можу запропонувати ввести дані в клітини B1, C1, D1, E1 і F1 – це будуть заголовки стовпців таблиці. Потім ці клітини можна виділити, просунувши по ним курсор мишки (клітини стануть синіми), і потім зробити в цих клітинах шрифт напівжирним, щоб вийшли справжні заголовки (рис. 17).

Мал. 17. Таблиця екселя з заголовками стовпців і з введеними в неї даними на 2-х учнів.

Хто не зміг ввести дані в заголовку таблиці або не зміг виділити їх жирним шрифтом, не страшно. Нам для подальшого вивчення можливостей екселя заголовки стовпців не потрібні, вони потрібні лише «для краси», не більше того.

Приклад, як зчепити текст в Excel

Ось тепер, коли таблиця з даними на 2-х учнів у нас заповнена, давайте подивимося, як введені дані можна обробляти, використовуючи практично необмежені можливості електронних таблиць Excel.

Для цього помістимо курсор (прямокутник, розміром з клітину таблиці), скажімо в клітку B5 створеної таблиці. Тут ми і будемо «експериментувати».

Для початку давайте спробуємо в цю клітку B5 записати, скажімо, прізвище, ім’я та по батькові учня на прізвище «Іванов». Для цього нам потрібно зробити так, щоб в клітку B5 автоматично, я підкреслюю, не вручну, а автоматично, записалися дані відразу з 3-х клітин таблиці: B2, C2 і D2. Значить, нам треба вказати Ексель саме таке правило: запиши в клітку B5 спочатку дані з клітки B2, потім приєднай до результату дані з клітки C2, і потім додай дані з клітки D2.

По-русски команда зрозуміла. Але Excel не розуміє російську, як, втім, і англійська, китайська, японська та інші мови. Ексель розуміє свої команди, закладені в ньому. Нам же потрібно знати ці команди, і вміти їх застосовувати. Взагалі-то це і називається «програмування».

Функція СЦЕПИТЬ осередки в Excel

Отже, займемося трохи програмуванням в Excel. Щоб задати вищеназвану команду, нам буде потрібно застосувати функцію СЦЕПИТЬ. Ця функція екселя дозволяє зчепити, з’єднати дані з декількох клітинок таблиці. В даному варіанті виглядає дана функція наступним чином: СЦЕПИТЬ (B2; C2; D2). Інтуїтивно зрозуміло, чи не так? У дужках відразу після найменування функції СЦЕПИТЬ (без пробілу після слова СЦЕПИТЬ – це важливо!) Перераховані клітини таблиці, які потрібно з’єднати.

Давайте так і запишемо в клітку B5 (рис. 18). При записи потрібно стежити, щоб СЦЕПИТЬ було написано на російській клавіатурі російськими буквами, а ось перелік клітин, які підлягають зчепленню, був написаний англійськими літерами, так як клітини позначаються латинськими (англійськими) літерами і цифрами.

Мал. 18. Введена функція СЦЕПИТЬ в клітку B5 таблиці MS Excel.

Що таке формули в Excel на прикладі СЦЕПИТЬ

Ну і що? Адже нічого не сталося. Функцію ми ввели, а де результат? Справа в тому, що функція сама по собі не працює, функцію потрібно підставити в формулу. Працюють формули.

Формули в Excel зазвичай починаються зі знака рівності, зі знака «=» (без лапок, зрозуміло). Це як при введенні номера телефону в клітинки F2 і F3 нам довелося вводити символ апострофа « ‘», щоб пояснити, що вводити потрібно так, як написано. Так і тут, при введенні функції потрібно перед функцією поставити знак рівності, підказавши тим самим Excel, що ми маємо намір ввести не просто дані в клітину таблиці, а формулу.

Додамо знак рівності перед словом СЦЕПИТЬ (без пробілів). Для цього поставимо курсор екселя в клітку B5, кликнемо один раз лівою кнопкою мишки по клітці B5, встановимо курсор мишки перед буквою «З» слова СЦЕПИТЬ (для чого знову кликнемо, причому, два рази по лівій кнопці мишки, залишивши курсор на клітці B5, і перемістимо з’явився знак курсора для введення тексту перед буквою «З»). І тут перед «С» введемо знак рівності, знак «=» без лапок (рис. 19).

Мал. 19. Формула, що починається зі знака рівності, введена в клітку B5 Excel

Тепер чітко видно, що введена формула. Звідки це ясно? Тому що клітини таблиці, на які посилається формула, по периметру забарвилися в різні кольори (синій, зелений, фіолетовий). А в самій формулі посилання на клітини таблиці теж забарвилися рівно в такі ж кольори. Наочно, чи не так?

Залишилося натиснути на клавішу «Enter», завершуючи таким чином введення формули в клітку B5. Натискаємо «Enter», і тепер бачимо в клітці B5 не формулою з функцією, а вже результат виконання формули (рис. 20). Ми бачимо прізвище, ім’я та по батькові учня разом і поруч!

Мал. 20. Результат виконання введеної в клітку B5 формули “Зчепити”.

Як зчепити текст в Excel з пробілами

Отже, ми змогли поєднати в одній клітці таблиці Ексель дані відразу з трьох клітин таблиці. Все, звичайно, добре, якби не дрібниця. У нас немає пробілів між прізвищем учня, його ім’ям та по батькові. Все надрукувати разом. Це не дуже здорово.

Потрібно якось виправити введену формулу і функцію. Щоб отримати результат «ІвановІванСергеевіч» ми зчепили дані з клітин B2, C2 і D2. А потрібно було зчепити B2 з символом пробілу (в екселя Зауважте, що ви потрібно брати в лапки, то є прогалина буде виглядати у формулі як “” – знак пробілу, який укладено між лапками). Потім потрібно всю цю конструкцію зчепити з клітинкою C2, знову «причепити» пробіл, і знову все це з’єднати з даними з клітки D2.

«Правильна» формула повинні виглядати наступним чином: = СЦЕПИТЬ (B2; “”; C2; “”; D2)

Як виправити введену раніше формулу в клітці B5? Для цього є два варіанти, як мінімум:

  • подвійний клік лівою кнопкою мишки по клітці B5, і тоді відкриється можливість виправити формулу прямо в клітці B5 – цей варіант рідше застосовується в редакторі таблиць Excel;
  • або одинарний клік по клітці B5, установка курсору мишки в рядок для редагування формули (1 на рис. 21) і редагування формули в цьому рядку – даний варіант набагато частіше застосовується користувачами електронних таблиць Ексель.

Мал. 21. Виправлення в ексельной формулою, введеної в клітку B5.

Після внесення виправлень у формулі натискаємо клавішу «Enter». Отримуємо бажаний результат (рис. 22). Це, звичайно, якщо у формулі не були допущені синтаксичні (орфографічні) помилки, якщо всі символи формули стоять на своїх місцях. Інакше, формулу потрібно правити до отримання кінцевого результату.

Мал. 22. Остаточний результат в клітці B5 таблиці після виправлення формули в табличному редакторі Excel.

Спочатку не відразу вдається з першого разу ввести правильну формулу. Але зневірятися не потрібно, все приходить з досвідом.

Величезні можливості обробки даних в Ексель

Функція СЦЕПИТЬ – це лише одна з безлічі функцій Ексель. В результаті обробки даних, занесених в нашу невелику, навчальну таблицю, ми можемо отримати найрізноманітніші результати (1 на рис. 23).

Мал. 23. Деякі приклади обробки даних навчальної таблиці в редакторі Microsoft Excel.

Як зробити подібне, якими потрібно (можна) користуватися формулами і функціями? Про це докладніше розглянемо в іншій статті.

Що краще підходить для роботи з таблицями: Word або Excel

Який висновок можна зробити з приводу можливостей Word і Excel для роботи з таблицями? Текстовий редактор Word виграє перед табличним редактором Excel в зовнішньому вигляді (таблички виходять гарними відразу без особливих зусиль). Однак Ворд програє Ексель в тих можливостях, які потрібні для обробки табличної інформації.

У Excel є воістину необмежені можливості переробки табличних даних за допомогою чудових формул і численних функцій по обробці таблиць.

Додаткові матеріали:

1. Як прибрати рамку навколо тексту і все інше форматування

2. Основні поняття Excel і пошук даних в таблиці з використанням функції ВПР

3. Як зробити гіперпосилання в Word?

Отримуйте актуальні статті з комп’ютерної грамотності прямо на вашу поштову скриньку. вже більше 3.000 передплатників

.

Важливо: необхідно підтвердити свою підписку! У своїй пошті відкрийте лист для активації і клікніть по зазначеній там посиланням. Якщо листа немає, перевірте папку Спам.

Ссылка на основную публикацию