Сортуємо дані в Excel & raquo; Допомога по Word і Excel

Якщо ви працює з таблицями, в яких велика кількість стовпців або рядків, причому звертаєтеся до них регулярно, то перед вами постає завдання сортування даних. З цієї стати ви дізнаєтеся про варіанти сортування даних в Excel. Програма передбачає найрізноманітніші сортування: від найменшого до найбільшого і навпаки, серед даних стовпця або рядка, за кольором або шрифтом і інші.

Найчастіша завдання зводиться до сортування даних в стовпці, причому всі інші дані, що становлять єдину за змістом рядок з осередком, що бере участь в сортуванні, не повинні відриватися від цього осередку. Можливі варіанти: необхідно помістити попереду дані з великими значеннями (сортування за убуванням) або з меншими (по зростанню). Якщо мова йде про текстових значеннях, то найменше значення буде у літери “А”, найбільше – у літери “Я”. Для такого сортування необхідно виділити осередок в стовпці, який потрібно відсортувати, і виконати одну з наступних дій:

  • перейти на вкладку дані і вибрати відповідну кнопку;

  • на вкладці Головна відкрити список у команди Сортування і фільтр і вибрати відповідну кнопку;

  • в контекстному меню виділеної комірки знайти команду Сортування і вибрати перший або другий варіант.

Іншою частою завданням є сортування спочатку за однією ознакою, при збігу значень цієї ознаки – за іншою ознакою, при збігу значення другої ознаки – по третьому. Наприклад, можуть збігатися прізвища людей, тоді серед однофамільців можна провести сортування по іменах, а серед тезок – по батькові. У цьому випадку використовуйте настроюється сортування. Відповідну кнопку можна знайти на вкладках дані або Головна (кнопка Сортування і фільтр) Або в контекстному меню. У вікні вкажіть назву графи, дані з якої сортується в першу чергу, клацніть по ярличку Додати рівень, виберіть назву графи для наступної сортування і т.д.

До речі в цьому ж вікні можна вказати, що в таблиці є рядок заголовків (в цьому випадку вона не потрапляє в сортування). Правильне оформлення заголовків – це необхідна умова сортування, так як програмою передбачено, що заголовки оформлені в один рядок. Приклад неправильного оформлення заголовків показаний на малюнку.

Якщо у вас немає можливості використовувати під заголовки один рядок, то вставте між заголовками і таблицею порожній рядок, зменшіть її висоту до мінімальної, а при сортуванні зніміть прапорець з опції “Мої дані мають заголовки“.

Сортування за кольором або за шрифтом передбачає, що в таблиці є виділені кольором або шрифтом осередки. Вибір команди не відрізняється від вибору в розглянутих випадках.

Ссылка на основную публикацию