Використовуємо автофильтр в Excel

Фільтрація, безумовно, є одним з найбільш зручних і швидких способів виділити з самого величезного списку даних, саме те, що необхідно в даний момент. В результаті процесу роботи фільтра користувач отримає невеликий список з необхідних даних, з яким вже можна легко і спокійно працювати. Ці дані будуть відібрані згідно певним критерієм, який можна налаштовувати самостійно. Природно, що з відібраними даними можна працювати, повноцінно використовуючи всі інші можливості Excel 2010.

При роботі з таблицями, дані можна відбирати двома способами – використовувати для користувача автофильтр в Excel, або орієнтуватися на невеликий набір базових функцій і формул. Другий варіант набагато простіше і легше, а значить саме з нього ми і почнемо наше знайомство з можливостями оновленого табличного процесора.

Отже, у вас є таблиця з масивом самих різних даних, які ви отримали на роботі, і тепер необхідно відібрати якісь певні значення. На щастя можна використовувати автофильтр в Excel, який і залишить на екрані тільки ту інформацію, яка необхідна.

Тут ми бачимо основні функції фільтрації, розташовані на вкладці «Головна». Також можна поглянути на вкладку «Дані», де нам запропонують розгорнутий варіант управління фільтрацією. Щоб упорядкувати дані необхідно вибрати необхідний діапазон комірок, або, як варіант, просто позначити верхню клітинку необхідного стовпчика. Після цього необхідно натиснути кнопочку «Фільтр», після чого справа в комірці з’явиться кнопочка з невеликою стрілкою, що вказує вниз.

Фільтри можна спокійно «прикріпити» до всіх стовпцях.

Це значно спростить сортування інформації для майбутньої обробки.

Тепер розглянемо меню, що випадає кожного фільтра (вони будуть однакові):

– сортування по зростаючій або спадаючої ( «від мінімального до максимального значення» або навпаки), сортування інформації за кольором (так звана – призначена для користувача);

– Фільтр за кольором;

– можливість зняти фільтр;

– параметри фільтрації, до яких відносяться числові фільтри, текстові і дати (якщо такі значення присутні в таблиці);

– можливість «виділити все» (якщо зняти цей прапорець, то абсолютно всі стовпці просто перестануть відображатися на аркуші);

– «назви стовпців», де видно всі використовувані в таблиці стовпці. Якщо зняти прапорець біля певних найменувань, тоді вони також перестануть відображатися, але тут це можна робити вибірково.

Якщо застосувати будь-який фільтр, то зображення кнопочки зміниться і прийме вид обраного вами фільтра.

Якщо говорити про числових фільтрах, то тут програма також пропонує досить велика кількість самих різних варіантів сортування наявних значень. Це: «Більше», «Більше або дорівнює», «Так само», «Менше або дорівнює», «Менше», «Не одно», «Між зазначеними значеннями». Активуємо пункт «Перші 10» і з’являється віконце

Тут можна вибрати, скільки перших значень нас цікавить (просто цифра, яку можна вибрати за допомогою стрілок, або вказати самостійно) і як їх необхідно сортувати (Найменших, найбільших або ж взагалі відсоток від загальної кількості елементів).

Якщо вибрати пункт «Вище (або нижче) середнього», то вашій увазі представлять ті рядки, значення яких будуть відповідати запиту. Вираховування середнього арифметичного відбувається автоматично, на основі даних зібраних зі стовпчика.

настроюється автофильтр в Excel 2010, як і було сказано, дає розширений доступ до параметрів фільтрації. З його допомогою можна задати умову (складається з 2 виразів або «логічних функцій» АБО / І), згідно з яким буде проведено відбір даних.

Текстові фільтри були створені виключно для роботи з текстовими значеннями. Тут для відбору використовуються такі параметри, як: «Містить», «Не містить», «Починається з …», «Закінчується на …», а також «Так само», «Не одно». Їх настройка досить схожа на настройку будь-якого числового фільтра.

Давайте застосуємо одночасну фільтрацію за різними параметрами до різних стовпчиках нашого звіту щодо роботи складів. Отже, «Назви» нехай починаються з «А», а ось в графі «Склад 1» вкажемо, щоб результат був більше 25. Результат такого відбору представлений нижче

Фільтрацію, коли в ній більше немає потреби, можна скасувати будь-яким з можливих способів – використовувати комбінацію кнопок «Shift + Ctrl + L», натиснути кнопочку «Фільтр» (вкладка «Головні», велика піктограма «Сортування і фільтр», що входить до групи « редагування »). Або ж просто натиснути кнопочку «Фільтр» на вкладці «Дані».

Звичайно, фільтрація є досить зручним елементом відбору даних в Excel 2010, однак часом може виникнути потреба зробити більш детальний відбір інформації, який просто не передбачений стандартними функціями.

Припустимо, зараз нам необхідно провести фільтрацію з використанням певної умови, яке, в свою чергу, є об’єднанням умов для фільтрації відразу декількох стовпців (їх може бути і більше 2-ух). У цьому випадку можливе застосування тільки розширеного призначеного для користувача фільтра, в якому умови можна об’єднати, використовуючи логічні функції «І / АБО».

Давайте розглянемо приклад, щоб краще уявити можливості фільтра. Припустимо, у нас є таблиця з пошуковими запитами в системах «Яндекс» і «Google». Нам потрібно визначити, який з наявних запитів має позицію менш 10 в кожній із зазначених систем. Оскільки запитів може бути дуже багато, необхідно виконувати ряд простих дій.

В окремі і повністю вільні комірки копіюємо назви стовпців, по яких ми збираємося здійснювати фільтрацію даних. Як було сказано вище, це буде «Видимість в Яндекс» і «Видимість в Google». Назви можна скопіювати в будь-які стоять поруч осередки, але ми зупинимо вибору на В10 і С10.

Саме під цими осередками будемо вводити умови майбутньої фільтрації. Якщо необхідно (а це нам необхідно) враховувати відразу обидва умови (дана логічна функція називається І), то умови фільтрації варто розташувати в одному рядку. Якщо ж необхідно враховувати тільки одне (функція АБО), то умови необхідно розташувати в різних рядках.

Тепер шукаємо вкладку «Дані», «Сортування і фільтр» і натискаємо невелику піктограму «Додатково» і бачимо ось таке віконце

«Розширений фільтр» дозволяє вибрати один з можливих варіантів дій – фільтрувати список прямо тут або ж взяти отримані дані і скопіювати їх в інший, зручний вам, місце.

У «вихідного діапазоні» необхідно вказати адресу (якщо програма не зробить цього самостійно) всього діапазону комірок, дані яких необхідно відфільтрувати. Це можна зробити, або вручну вказавши необхідні адреси, або просто виділивши за допомогою миші кордону необхідної таблиці.

«Діапазон умов», як ви здогадалися, містить адресу тих осередків, в яких зберігаються умови фільтрації і назви стовпців. Для нас це буде «В10: С12».

Якщо ви вирішили відійти від прикладу і вибрали функцію «скопіювати результат …», то в 3-ій графі необхідно вказати адресу діапазону тих осередків, куди програмі необхідно відправити дані минулі фільтр. Тому ми також виберемо цю можливість і вкажемо «А27: С27».

Підтверджуємо програму і, якщо все було зроблено без помилок, а задані умови здійсненні, то ми побачимо ось такий результат

Успіхів у роботі.



Ссылка на основную публикацию